DSCN1321Suntem gata: am incheiat tot ce inseamna pregatire si asteptam participantii! Dar ce inseamna asta?
Activităţile de pregatire ale schimbului de tineret au început cu mult timp înainte de activitate (aproximativ doua luni de zile). Toate aspectele importante legate de pregătirea activităţilor, aspecte precum logistica implicată, cazarea, masa participanţilor si metodele ce urmau sa fie folosite au fost in detaliu discutate impreuna cu partenerii de proiect. Pentru o eficientă comunicare, am realizat un grup de discuţii google destinat celor implicati in organizarea acestui proiect Deasemenea, pe tot parcursul pregătirii activităţilor cât şi după finalizarea acestora am comunicat cu toţi actorii implicati în organizarea acestui proiect prin intermediul e-mailului, conferinţelor Skype cât si a telefonului.
Primul pas în activităţile de pregătire a fost să luăm legătura cu expertii ce urmau să faciliteze activităţile planificate şi împreună cu aceştia să stabilim un profil al participantului ideal. S-a discutat prin intermediul conferinţelor Skype iar echipa de implementare a creat pe baza acestui profil un formular de aplicaţie ce a fost transmis către partenerii de proiect împreună cu informaţiile de bază legate de proiect (descrierea proiectului, obiective, programul de activităţi, bugetul alocat pentru trasnsportul participanţilor).
Prin intermediul apelului de propuneri la participare în rândul membrilor şi a comunităţilor unde activau partenerii de proiect au popularizat proiectul şi activităţile acestuia în scopul identificării participanţilor. Timpul alocat acestei activităţi a fost de aproximativ 2 săptămâni, după care partenerii ne-au trimis formularele de aplicaţie ale participanţilor pentru selecţia finală, care a fost realizată împreună cu trainerii. În tot acest timp, activităţile de pregătire au continuat pe două planuri.
Pe de o parte, echipa de facilitatori a lucrat la dezvoltarea sesiunilor de lucru şi a activităţilor ce urmau să fie implementate. Echipa de organizare a lucrat în paralel dezvoltând sesiunile de lucru, pe care le schimbau între ei pentru a obţine feedback şi în cele din urmă le trimiteau în România echipei locale spre consultare finală. Pe de altă parte, s-a lucrat la nivel local la activităţile de organizare.
In vederea eficientizarii procesului de pregatire a activitatilor, echipa de implementare a decis sa contracteze o firma specializata in organizarea de asemenea evenimente care sa se ocupe de achizitionarea biletelor de transport international ale participantilor, cat si de identificarea unui hotel corespunzator unde tinerii sa fie cazati, sa manance si sa lucreze.
In acest sens s-a intocmit documentatia ce a fost postata pe site-ul asociatiei noastre cat si pe site-ul proiectului : www.recycle.modoflife.ro. Deasemenea, am lansat un anunt in presea locala pentru cereri de oferte. Dupa primirea tutuor ofertelor si analiza preturilor si a serviciilor oferite, s-a decis adjudecarea catre firma New Promo Mod SRL, care a fost contractata spre a semna contractul de prestari servicii si a factura serviciile necesare. Pe masura ce am primit formulare de aplicatie si copii dupa pasapoartele tinerilor le-am trimis catre firma New Promo Mod, acestia fiind responsabili sa caute oferte de transport international si sa le achizitioneze conform pretului stabilit.
Cazarea tinerilor s-a decis sa se efectueze in incinta Hostelului Drobeta, singurul din oras care ne putea oferi standardele de calitate dorite la pretul care sa ne permita sa ne incadram in buget. Tinerii urmau sa fie cazati in camere duble si triple, cele 3 mese in fiecare zi urmand a fi luate in restaurantul aflat in incinta hostelului. Ca si spatii de lucru am avut la dispozitie o sala de conferinte si inca doua camere mai mici.
Partea română a creat o echipă care a avut drept sarcină activităţile de promovare a proiectului şi marteking. Aceştia au trebuit practic să realizez un “brand” al proiectului. Au fost realizate : un logo al proiectului, poster, mape personalizate si un banner de 200/80 cm. Dupa ce machetele acestora au fost realizate au fost trimise la o tipografie pentru a fi tiparite si multiplicate. Deasemenea, această echipă a emis comunicate de presă către presa scrisă locală, precum şi prin intermediul grupurilor de discuţii unde organizaţia noastră este subscrisă.
O altă parte a voluntarilor asociaţiei noastre a pregătit un info-pack pentru participanţii din proiect. Acest kit conţinea informaţii legate de proiect, locaţia unde se vor desfăşura activităţile, modul cum se poate călători spre şi în România, linkuri ale agenţiilor de voiaj, căilor ferate, aeroporturi, informaţii legate de românia, numere de telefon utile, vremea probabilă, ce anume aveau de pregătit tinerii, etc. Acest infopack a fost trimis apoi participanţilor prin intermediul grupului de discuţii unde ei au fost subscrişi.
Tot în faza de pregătire a activităţilor proiectului, prin comunicare repetată cu participanţii, aceştia au fost înştiinţaţi că trebuie să fie pregătiţi pentru a-şi prezenta ţara de provenienţă pe parcursul serii interculturale, să prezinte organizaţia de trimitere, prin urmare să aducă materiale promoţionale. Deasemenea, tinerii au fost informati ca trebuie sa realizeze o prezentare a situatiei ecologice din tara de origine care sa includa informatii statistice, poze, exemple de bune practici, filmulete, etc
Tinerii voluntari ai asociaţiei noastre au avut drept sarcină să pregătească activităţile dedicate zilei în care tinerii participanţi trebuiau să descopere realităţile locale. Astfel, aceştia au realizat un traseu al locurilor pe care le puteam vizita, au căutat informaţii în limba engleză legate de locurile interesante din judeţ, au contactat o firmă de transport local pentru a contracta un microbuz necesar deplasării, au luat legătura cu transportatorii locali şi s-au preocupat de toate aspectele legate de siguranţa participanţilor pe parcursul acestor deplasări.
Tot in cadrul acestei activitati au fost achizitionate si materialele consumabile necesare derularii activitatilor propuse (hartie de xerox si colorata, foarfecei, cuttere, lipici, vopsele de toate felurile, pensule, etc).
Pentru ca parte din activitatile schimbului de tineret urmau sa se deruleze in oras, era nevoie sa obtinem aprobari. De aceea, echipa de implementare a pregatit o mapa ce continea informatii despre proiect, activitatile propuse, scop si obiective, partenerii de proiect, finantator, etc si au mers in audienta la Primaria Dr. Tr. Severin pentru a obtine autorizatiile necesare derularii campaniei de ecologizare si a activitatilor stradale, precum si a obtine sprijinul companiei de salubritate care sa colecteze sacii cu deseuri colectate de grupul de tineri si a Politiei comunitare care sa asigure siguranta grupului pe tot parcursul derularii activitatilor.
Tinerii voluntari ai asociatiei noastre au decis deasemenea sa se ocupe de partea de vizibilitate a proiectului. Astfel a fost creata o pagina Facebook a proiectului (https://www.facebook.com/recycle.it.exchange), unde au fost postate anunturi legate de implementarea diferitelor activitati ale proiectului precum si poze.
Deasemenea, a fost creata si o pagina web oficiala a proiectului la adresa www.recycle.modoflife.ro care contine informatii legate de proiect, scopul si obiectivele acestuia, descrierea organizatiilor partenere. Pagina include si o sectiune de stiri unde se regasesc stiri legate de implementarea diferitelor faze ale proiectului, o galerie foto, cat si o sectiune de downloads de unde se pot descarca materiale.
In ziua premergatoare sosirii tinerilor, ne-am deplasat la hostelul ce urma sa ne gazduiasca spre a pregati sala de activitati. Cu acesta ocazie au fost pregatite mape pentru ficare participant in parte, mape ce includeau descrierea proiectului, programul de activitati, blocknotes si pix. Tot acum au fost realizate si materialele ajutatoare (coli de flipchart cu instructiuni, macheta flower garden, learning corner, a fost listat programul de activitati pe coli de hartie colorata ce au fost amplasate pe peretele salii de conferinte, au fost multiplicate hand-out-urile cu instructiuni pentru activitatile ce urmau.